Política de reembolso
1 Objetivo Padronizar as atividades de reembolso de despesas para colaboradores em viagens a serviço, gastos com clientes e projetos em andamento.
2 Abrangência Todos os funcionários da Meu Orixá
3 Definições
REEMBOLSO – restituição de valor pago em função de uma despesa feita pelo funcionário em nome Meu Orixá
4 Descrição dos Procedimentos
PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO:
4.1 O formulário deve ser preenchido com: nome, centro de custo, motivo da despesa, breve sumário de cada despesa, assinado pelo executor e aprovado conforme os limites estabelecidos;
4.2 Anexar os comprovantes de cada valor gasto.
Os comprovantes devem conter:
- a) Razão Social e CNPJ;
- b) Para refeições: relacionar no verso da nota o nome dos participantes, cargo, empresa e motivos;
- c) Demais notas: identificar os motivos e participantes, quando houver mais de uma pessoa envolvida no gasto.
4.3 Separar as despesas feitas em Real e em outra moeda;
4.4 Informar os valores recebidos como adiantamento, seja em Real ou outra moeda;
4.5 Serão devolvidos ao requisitante os formulários: a) Rasurados; b) Sem explicação do motivo da despesa; c) Sem comprovante anexo; d) Sem as devidas aprovações.
APROVAÇÃO
4.6 Os funcionários devem colher as devidas aprovações de seus gestores.
4.7 O Departamento Financeiro deve verificar se as assinaturas nos formulários estão de acordo com os gestores de cada área.
REGRAS GERAIS
4.8 As despesas devem ser realizadas estritamente com o objetivo de viabilizar a execução do trabalho ou a realização de um projeto (inclusive treinamento).
4.9 A realização de despesas durante a execução de um trabalho deve ser norteada pela maior economia possível, uma vez que os mesmos representam custos para a operação.
4.10 Os gastos a serem incorridos na realização de um trabalho devem obrigatoriamente seguir as regras estabelecidas neste procedimento.
4.11 Eventuais exceções devem ser obrigatoriamente discutidas previamente com o CEO.
4.12 Todas as solicitações de reembolso de despesa devem ser solicitadas utilizando-se o Meu Orixá
Política de Reembolso de Despesas
Formulário Requisição de Reembolso;
4.13 Os comprovantes de despesas (Notas simplificadas e recibos) devem ter a indicação da Razão Social e do CNPJ da empresa.
4.14 Todas as solicitações de reembolso de despesas, devem ser solicitadas e entregues para o departamento Financeiro obedecendo os prazos a seguir: a) Entrega até o dia 05 (cinco) do Mês -Recebimento dia 10 (dez) do Mês; b) Entrega até o dia 15 (quinze) do Mês – Recebimento dia 20 (vinte) do Mês.
4.15 Não são aceitas, sob nenhuma hipótese, prestações de contas com solicitação de reembolso de compras de equipamentos e material de escritório e outros itens que não estejam descritos neste procedimento;
4.16 Todas as prestações de contas serão revisadas pelo departamento financeiro, caso estejam em desacordo com este procedimento não serão reembolsadas (mesmo que aprovadas);
4.17 As despesas com cursos externos, inscrições em eventos, certificações nacionais e internacionais, devem ser aprovadas previamente pelo CEO.
PERIODICIDADE
4.18 As prestações de contas devem ser elaboradas no mês em que as despesas são incorridas.
4.19 O prazo para entrega das requisições é de até 02 (dois) dias após o gasto, ou retorno da viagem.
DESPESAS NÃO REEMBOLSÁVEIS
4.20 PASSAGENS AÉREAS
- a) As passagens aéreas devem ser adquiridas pela área administrativa da Meu Orixá e devem ser solicitadas com pelo menos 15 dias de antecedência;
- b) Não serão reembolsadas ou pagas as passagens aéreas adquiridas por agentes de viagens não autorizados ou diretamente das companhias aéreas;
- c) As datas de embarque e retorno devem ser programadas de acordo com as exigências do trabalho/treinamento, visando maximizar a economia em termos de estada e tarifas aéreas.
- d) Os bilhetes de viagem eventualmente não utilizados devem, obrigatoriamente, ser cancelados tempestivamente por intermédio da área administrativa.
- e) Remarcações e cancelamentos devem ser feitos em caso extremos mediante prévia autorização, evitando assim custos desnecessários.
- f) Todos os voos devem ser reservados em classe econômica;
- g) As exceções devem ser discutidas com o CEO;
4.21 HOSPEDAGEM a) Solicitar à área Administrativa reserva nos hotéis pré-selecionados pela Meu Orixá. b) Quando aplicável, serão reservados quartos duplos ou triplos;
Meu Orixá
Política de Reembolso de Despesas
DESPESAS REEMBOLSÁVEIS
4.22 TRANSLADOS E TRANSPORTES
- a) Táxi – Os valores de táxi serão reembolsados mediante apresentação de recibo original, sem nenhum tipo de rasura. Na prestação de contas deverão ser descritos os trechos e os dias de utilização dos táxis:
A utilização de taxi deve ser feita, sempre que possível, de forma compartilhada pela equipe do projeto; deve-se utilizar o serviço conexão aeroporto nos deslocamentos para o aeroporto de Confins; - b) Estacionamento – Os valores de estacionamento só serão reembolsados quando os funcionários estiverem em visitas a clientes, ou reuniões externas para discussões de assuntos de interesse da Meu Orixá.
4.23 ALMOÇO
- a) As despesas com almoço não são elegíveis para fins de reembolso, exceto quando:
- Viagem ao exterior – até VALOR A SER DEFINIDO
- Almoço com clientes – previamente autorizado
- Finais de semana ou feriados excepcionalmente quando estiver a trabalho, o reembolso deve ser previamente autorizado. b) Dessa forma, não são passíveis de reembolso, entre outras, as seguintes despesas de almoço:
- em treinamento (mesmo que fora de sua base); e
- em viagens nacionais.
4.24 JANTAR
- a) O reembolso do jantar será feito considerando o valor máximo por refeição de R$25,00, sendo que são elegíveis para esse reembolso as despesas realizadas em viagens nacionais e treinamentos.
- b) Projeto: quando ocorrer situação em que o projeto exija a permanência da equipe durante a noite. Este reembolso tem um caráter de excepcionalidade e deve ser aprovado previamente pelo gestor da área.
4.25 CAFÉ DA MANHÃ
- a) As despesas com café da manhã serão reembolsadas pela Empresa quando o profissional estiver em viagem com limite de R$15,00, quando não estiver incluído na diária de hotel.
4.26 FRIGOBAR
- a) São admissíveis reembolso de despesas com frigobar até R$15,00 . Não estão incluídas bebidas alcoólicas e cigarros;
4.27 TELEFONEMAS
- a) São passíveis de serem reembolsadas as chamadas telefônicas que sejam realizadas exclusivamente por razões de trabalho.
- b) Chamadas feitas por celulares ou telefones particulares devem ser reembolsadas quando houver o detalhamento da chamada na respectiva conta telefônica;
- c) Os profissionais que estão fora de sua base, têm direito de realizar ligações pessoais em quantidades razoáveis.
Meu Orixá
Política de Reembolso de Despesas
4.28 INTERNET
- a) Será reembolsada diárias de internet em hotel, em quantidades razoáveis, desde que sejam para uso exclusivo da empresa.
4.29 LAVANDERIA
- a) São passíveis de serem reembolsados os valores que sejam compatíveis com o tempo de estada (no mínimo 3 dias) e em quantidades razoáveis.
4.30 GORJETAS
- a) São reembolsados os valores que sejam compatíveis com o serviço prestado e nos termos das convenções internacionalmente aceitas (10% no Brasil e 15% no exterior para serviços de hotelaria e restaurantes), com os respectivos comprovantes de cartão de crédito.
4.31 DESPESAS EFETUADAS EM MOEDA ESTRANGEIRA
- a) Despesas efetuadas em moeda estrangeira mediante cartão de crédito
- A prestação de contas deve ser elaborada com base na taxa de câmbio da moeda estimada para o dia do vencimento da fatura fornecida pela operadora de cartão;
- Se esta taxa não seja conhecida no momento da elaboração da prestação de contas, deve ser utilizada a taxa de câmbio turismo do dia anterior.
- As prestações de contas que envolvam a utilização de outra moeda que não o Real – R$ devem conter em anexo planilha demonstrando os valores e a taxas de câmbio utilizadas para fins de conversão para nossa moeda local. b) Variação da taxa do dólar estimada
- Variação Negativa: emitir solicitação de reembolso contendo o valor dessa variação deve ser acompanhada da cópia da respectiva fatura do cartão de crédito.
- Variação Positiva: devolver o valor mediante cheque nominal ou depósito identificado. c) Imposto sobre Operações Financeiras – IOF
- O IOF incidente sobre as despesas incorridas no exterior (ocorre somente quando o pagamento destas é feito por cartão de crédito) são passíveis de reembolso pela Empresa.
- Devem ser emitida nas prestações contas, em atividade específica. Cópia da fatura do cartão de crédito indicando o valor do IOF deve ser anexada à prestação de contas. d) Despesas pagas com papel moeda
- As despesas em dólares ou em outra moeda estrangeira devem ser convertidas para Reais (R$) pela taxa dessa moeda vigente na data da elaboração da prestação de contas.
5 Referências 5.1 Formulários
- Solicitação de reembolso.
